Jak uniknąć zmarnowania pieniędzy na IT?

Dzisiaj coś dla prezesów, dyrektorów, szefów czy osób decyzyjnych w firmach... Można powiedzieć że próbuję tu przedstawić podstawowe zasady survivalu w świecie ofert na wdrożenia informatyczne.

Bardzo często to właśnie taka osoba jak prezes czy szef firmy zleca prace informatyczne lub czy autoryzuje jakiś wydatek związany z informatyką. Mogą być to typowe prace informatyczne, wdrożenie nowego rozwiązania, może być strona www czy sklep internetowy, może usługa chmurowa a może być również zakup serwera czy infrastruktury sieciowej. Innymi słowy - osoba decyzyjna autoryzuje w typowej firmie dowolny zakup związany z informatyką.

I bardzo często pojawia się paradoks - taka osoba niezbyt często dysponuje wiedzą informatyczną a jednocześnie to właśnie najczęściej ona podejmuje ostateczną decyzję w sprawie typowo informatycznej.

Trudno się w sumie temu dziwić - bycie informatykiem najczęściej nie jest rolą prezesa czy dyrektora. Jednak taka wiedza z branży IT bardzo się przydaje jeśli chodzi o zarządzanie związane z wydatkami IT, np. zlecanie usług informatycznych, zakupów IT czy też weryfikacja realizacji tych prac itp. Sprawa staje się jeszcze ważniejsza gdy mówimy o większych kwotach.

Informatyka jest bowiem pełna pułapek. Osobie nie informatycznej łatwo jest wpaść w takie pułapki i autoryzować zlecenie IT, które nie przyniesie efektu, nie ma większych szans powodzenia albo niespodziewanie niesie za sobą dużo większy koszt niż zakładano.

Dzieje się tak najczęściej gdyż:

• język informatyczny jest pełen pozornie wieloznacznych określeń, które tylko informatyk lub osoba znająca się na tym, zinterpretuje jednoznacznie i poprawnie. Osoby mniej zorientowane merytorycznie łatwo mogą zupełnie niechcący opacznie je zrozumieć i na tej podstawie podejmować nie zawsze trafne decyzje i działania. Mogą również dać się łatwo zmanipulować handlowcowi zewnętrznej firmy, wdrażającej rozwiązania informatyczne, które wcale niekoniecznie potrzebne są w naszej firmie.
  Przykładem niech będzie słowo "serwer" używane potocznie. To samo słowo może oznaczać zarówno:
• duży sprzęt komputerowy przeznaczony pod instalację serwerowego systemu operacyjnego,
• sam serwerowy system operacyjny wykorzystywany na serwerach, 
• jakąś usługę (np. DHCP przydzielającą adresy IP w lokalnej sieci) albo funkcję - np. komputer o charakterze biurowym ale w danej firmie pełniący rolę serwera.
• technika często dla osób nie informatycznych bywa nieprzewidywalna - "w praniu" okazuje się że ponosimy znacznie większe koszty rozwiązania niż początkowo zakładaliśmy czy nam obiecywano. Coś, co działało bez problemów wcześniej na setce innych komputerów czy serwerów, może nie zadziałać na naszym. W efekcie prace informatyczne mogą znacznie się przeciągnąć albo wiązać się z wyższym kosztem. Co więcej - może być to naprawdę czysty przypadek, niczyja zła wola czy partactwo.
  Każdy komputer czy system informatyczny jest innym przypadkiem - może być inaczej skonfigurowany, ma zainstalowany inny zestaw programów, może mieć zupełnie inną historię działań jego użytkowników itd.
  W efekcie dochodzi do sytuacji patowej. Taki szef, który zlecił dane wdrożenie, nie będąc świadom realiów rządzących informatyką, może oskarżyć wykonawców o niesolidne wykonanie pracy, zawyżanie kosztów itp. Z kolei wykonawcy bronią się zgodnie ze stanem faktycznym - wyjaśniają że coś poszło nie tak nie z ich winy, że prace rzeczywiście potrwały dłużej, że wymagały większego nakładu pracy itp. Oczywiście z reguły to właśnie wykonawcy są bliżsi prawdy - choć może się zdarzyć i nierzetelny informatyk, który zawyży koszty czy czas prac. Dlatego też trudno to wyjaśnić osobie nie informatycznej.
  Najczęściej jednak naprawdę winę za to ponoszą tylko komputery - nie zachowały się zgodnie z oczekiwaniami czy szacowaniami.

Przykłady? Proszę bardzo :)

Bardzo często szefowie firmy czy osoby decyzyjne są namawiane przez różne informatyczne firmy wdrożeniowe na wdrożenie serwera w firmie. W założeniu taka operacja spowoduje wielkie "WOW!", wielką rewolucję. Obiecują że wszystko nagle ruszy z kopyta, pomnożą się zyski, handlowcy nagle zrobią swoje targety bez problemów, firma pozyska stado nowych klientów itp. Po prostu obiecują przysłowiowe złote góry :) Wielu szefów, wrażliwych na profesjonalnie podejście handlowe, "kupuje" taką wersję zdarzeń i zgadza się na realizację prac.

Dopiero podczas wdrożenia w praktyce okazuje się że wdrożenie serwera może również oznaczać istotne koszty (bywa że nawet o 300% wyższe niż zakładano), przerwy w normalnym funkcjonowaniu firmy czy jej sieci komputerowej, zmianę organizacji pracy firmy czy narzekania pracowników. 

Oczywiście pozytywny efekt końcowy jest ale nie tak duży jak zakładano, koszty wdrożenia również wyższe niż założono - cała impreza po prostu się mniej opłaca firmie niż początkowo zakładano. Po dokładnym zastanowieniu może się okazać że wystarczyło kupić dobrą obudowę z dyskami NAS zamiast stawiać całego wielkiego serwera, płacić za różne funkcjonalności, których się potem nie wykorzystuje, wydawać potem pieniądze na ochronę antywirusową takiego serwera, płacić za regularną opiekę informatyczną na tym serwerze - a wszystko dlatego że sprzedawca profesjonalnie powiedział "Potrzebny Państwu serwer!"...

Inna przykład to zakup czy wdrożenie nowego sprzętu lub oprogramowania. Tu też często sprzedawcy zrobią wszystko abyśmy uwierzyli iż mocniejszy, większy sprzęt czy najwyższa wersja danego oprogramowania jest nam niezbędnie potrzebna, podczas gdy faktycznie również wersja ze średniej półki załatwiła by sprawę. I choć od nadmiaru głowa niby nie boli to jednak często jest tak że ktoś, wykorzystując brak rozeznania informatycznego klienta, próbuje sprzedać coś, co w praktyce nie znajdzie efektywnego zastosowania w danej firmie albo koszt danego rozwiązania nie zostanie zrekompensowany przychodami z tego tytułu.

Kupienie do pracy biurowej dla sekretarki laptopa za 5000 PLN, posiadającego 16 GB RAM, mocną kartę graficzną dla graczy, duży dysk SSD i podświetlaną klawiaturę, niekoniecznie spowoduje wzrost jej wydajności pracy. I choć może powołuję tu dość przejaskrawiony przykład, dobrze ilustruje on zjawisko. Handlowcy bardzo często mylą pojęcie "najlepszy" z pojęciem "najdroższy" a szefowie firm bardzo często pytają właśnie o "najlepszy" sprzęt. Dopiero potem okazuje się że "najlepszy" powinno znaczyć raczej "najbardziej dopasowany do potrzeb" niż "najdroższy".

Czy więc automatycznie wszelkie oferty informatyczne, wdrożenia czy nowości, są jedynie czystym złem dla firmy i należy ich za wszelką cenę unikać?

Niekoniecznie :) Wyjaśniam poniżej :)

Być może niektórzy odbiorcy tego artykułu stwierdzą że takie wyjaśnienia "oczywistej oczywistości" nie jest im do szczęścia potrzebne. Jednak mogą być i takie osoby, którym bardzo się przyda informatyczny punkt widzenia na sprawę, jakaś wskazówka. I to właśnie do nich w większej części kieruje ten artykuł.

Wg mnie kluczem do odróżnienia uzasadnionych wydatków od tych nieuzasadnionych, dla osoby nie informatycznej jest:

• przede wszystkim określenie jakie potrzeby informatyczne faktycznie ma dana firma - jeśli nawet nie umiemy określić tego jak informatyk, spróbujmy chociaż wyobrazić sobie co system informatyczny miałby dla nas robić a czego nie robi obecnie,
• na ile to możliwe, zrozumienie czym faktycznie jest wdrażane rozwiązanie, komputer, serwer, usługa. Chodzi o to aby mieć świadomość czemu to wdrażane coś właściwie służy, proponuję jak ognia unikać podejścia typu "Inni mają TO w firmach więc i ja muszę TO mieć, choć nie wiem co TO jest". I choć wiele osób powie tu "ja nie jestem informatykiem, ja się nie znam, nie chcę wiedzieć jak to działa" to jednak nawet mało informatyczne czy trywialne wyjaśnienie sobie zjawiska informatycznego jest lepsze niż brak wyjaśnienia w ogóle. Bez znalezienia własnej interpretacji wdrażanego rozwiązania najczęściej kupujemy kota w worku.
• weryfikacja jakie dokładnie znaczenie w tym przypadki ma popularne czy modne słowo, określające przedmiot naszego wdrożenia. Czyli jeśli ktoś powie nam że potrzebny nam serwer w firmie, zapytajmy co dokładnie ma na myśli, czy może to opisać innymi słowami albo jak to się mówi: "łopatologicznie" :)
• dopytać się o optymistyczne i pesymistyczne scenariusze danego wdrożenia, upewnić się jaką skale kosztową, problemową i czasową może zjawisko przyjąć gdy wszystko pójdzie gładko a jak gdy będą duże komplikacje,
• dopytać o to co ewentualnie może pójść nie tak, który etap wdrożenia jest ryzykowny czy może wygenerować większą ilość pracy czy kosztów niż zakładano,
• dopytać o to jakie mogą być skutki uboczne wdrożenia i skonfrontować to ze swoją wiedzą o działaniu własnej firmy.  Być może informatyk-wdrożeniowiec planuje w związku z realizowanym wdrożeniem wykonać jakąś czynność, która spowoduje przerwę w działaniu firmowej sieci komputerowej. Dla niego taka przerwa to może być część zwykłej procedury wdrożeniowej i może nie widzieć w tym nic złego, my jednak możemy wiedzieć że w danym momencie taka przerwa jest po prostu nie do przyjęcia bo księgowość właśnie płaci podatki czy kadry naliczają płace. Dlatego lepiej nie liczyć że ktoś pomyśli dokładnie w ten sam sposób jak my - lepiej się upewnić,
• zapytać co się zmieni z punktu widzenia użytkowników systemu po udanym wdrożeniu - czy będzie się go obsługiwać tak samo, czy dojdą nowe możliwości, a może trzeba będzie wykonywać jakieś dodatkowe czynności - tam gdzie wcześniej nie było takiej konieczności. Mawia się że lepsze jest wrogiem dobrego i czasami
• unikać szukania "najlepszego" rozwiązania - zwłaszcza gdy używamy właśnie tego słowa. "Najlepsze" dla handlowców to zachęta do wciśnięcia nam czegoś drogiego, niekoniecznie przydatnego. Zdecydowanie lepiej jest poszukać rozwiązania "najbardziej dopasowanego" do potrzeb naszej firmy. Pamiętajmy że dobór słów może mieć tu znaczenie.

W takim artykule trudno opisać szczegółowo wszystkie sytuacje czy porady w temacie wydatków na IT i unikania złych wydatków. Mam jednak nadzieję że udało mi się choć trochę naświetlić że problem istnieje, pokazać chociaż parę negatywnych scenariuszy, których możemy uniknąć stosując chociażby podstawowe środki zapobiegawcze.

Chętnie pomożemy podjąć trudne decyzje informatyczne - doradzimy, wyjaśnimy, sprawdzimy czy dana propozycja dostawcy jest uzasadniona, przybliżymy jakie korzyści ona daje, jakie może mieć również skutki uboczne.

Zapraszamy do kontaktu z nami!